Cómo escribir una carta formal en inglés: consejos para escribir un email de trabajo

La inclusión del email en el entorno laboral como herramienta de comunicación más común ha cambiado ligeramente la forma de interactuar en el trabajo. Cada día escribimos decenas de emails con objetivos distintos; y dirigido a personas distintas. Lo que antes se comunicaba a través de una carta formal, ahora se envía por email y el tono y la forma de expresarte también varía. Por eso a la hora de plantearse cómo escribir una carta formal en inglés debemos adaptarnos a los nuevos tiempos y centrarnos en la estructura de correo electrónico.

Seguro que ya tienes un email pendiente que escribir y sino pronto lo tendrás, así que no queremos hacerte esperar más y vamos a darte algunos consejos para escribir un mail de trabajo formal. Toma nota, porque en este post encontrarás muchos ejemplos útiles.

Asunto

El asunto de un email es la presentación del contenido que el receptor encontrará en el cuerpo del correo, por eso debe ser claro y conciso, así como expresar el motivo del mensaje. Un ejemplo de buen asunto podría ser Meeting 22.06.2018, para referirte a una reunión próxima o pasada.

Saludos

El saludo en un email está bastante acotado, lo que sí debemos tener en cuenta es el tratamiento que debemos seguir según la persona a la que nos dirigimos.

Un mail formal debe empezar por un saludo como ”Dear Mr Smith” o “Dear David Smith”, siempre deberemos incluir o bien el tratamiento Mr o Mrs, o el nombre y apellido del receptor.

Por otro lado, si no conoces a la persona a la que te diriges tienes también dos opciones, la expresión “To whom it may concern”  o “Dear Sir or Madam”.

Introducción

En la introducción de tu email lo más conveniente es que te presentes y expliques el motivo de tu email.

Algunas expresiones útiles pueden ser:

• I’m writing with regard to…
• In reply to your email…
• I am emailing with regard to…

Por otro lado, te aconsejamos no usar contracciones en los verbos, ya que rompe la formalidad. Asimismo,  el tiempo verbal más adecuado es el presente continuo.

Cuerpo

En el cuerpo del email debes explicar de forma detallada qué necesitas de la persona a la que escribes; cuando decimos detallada no nos referimos a en 2000 palabras, ve al grano.

Aunque parezca obvio, a veces nos olvidamos de que cada idea debe ir en un párrafo diferente para que la estructura sea más clara y estos párrafos no deben ser demasiado extensos, es mejor decirlo todo en pocas frases que repetir una misma idea varias ocasiones en un mismo email.

Por último, te recomendamos usar gramática y estructuras sencillas, no te metas en un jardín del que no sepas salir. Seguro que sabes expresar lo que quieres decir de forma sencilla, no te obsesiones con las florituras.

Algunas expresiones útiles para el cuerpo del email son:

• “We are able to confirm that…”
• “We regret to inform yoy that…”
• “I would really appreciate if you could…”
• “This is an urgent matter…”

Conclusión

Para la conclusión de un email existen fórmulas establecidas y muy útiles. Puedes optar por:

• “Thank you for your help”
• “I look forward to hearing from you”
• “If you have any questions, do not hesitate to contact me" 

Sea cual sea el motivo de tu email, estos consejos te ayudarán a comunicarte por escrito de manera formal en el trabajo. Si quieres mejorar tu nivel de inglés para trabajar, viajar al extranjero es la forma más eficiente. Consulta nuestros cursos de inglés para adultos y elige el programa que mejor se ajusta a tus necesidades. Contacta con nosotros y te asesoraremos.